Deber de contabilidad y libros obligatorios

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El Art. 25Ccom establece que todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad que desarrolle. La información permitirá el seguimiento de los hechos económicos por el orden cronológico. Se establece así el deber de documentar formalmente las cuentas mediante libros contables, celebrándose periódicamente según la normativa mercantil.

La responsabilidad de llevar correctamente la contabilidad recae directamente sobre el empresario, aunque en la práctica las cuentas las realicen personas autorizadas por él.

La fuerza obligatoria de la normativa mercantil deriva costes de importancia a empresas y empresarios que trataremos en otros avances próximos, si bien, es de máxima utilidad y puede redundar en una ventaja siempre que se lleve puntualmente y se sepa interpretar la información que los estados contables proporcionan. Para ello, debemos resaltar la obligatoriedad que la contabilidad refleje la realidad económica y financiera de la empresa, para poder prever consecuencias a corto y medio plazo.

Los libros de obligada cumplimentación y sus principales características según determina el Código de Comercio son los siguientes:

  • El libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario, de cliente de ejercicio y las cuentas anuales.
  • El libro diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será valida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la solicitud de que trate: Art. 28 Ccom.

Según se desprende también de los Art. 34 a 41 Ccom es deber del empresario formular las cuentas anuales de la empresa en el plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio, es decir, balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria de tal forma que reflejen la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la empresa, así como los resultados de la misma.

  • Balance se recogerán los bienes y derechos de la empresa (activo) y las obligaciones de la misma (pasivo) especificando los fondos propios.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias va a recoger los ingresos y gastos del ejercicio y su diferencia (resultado contable)
  • La memoria, destinada a completar, ampliar y comentar la información contenida tanto en el balance como en la cuenta de pérdidas y ganancias.

El mantenimiento de estos libros es también responsabilidad del empresario que deberá guardarlos hasta 6 años después de la fecha del último asiento realizado, sin perjuicio de la potestad de la Administración Tributaria para reclamar cuotas tributarias, recargos y sanciones durante un plazo no superior a 4 años a partir de la presentación del impuesto correspondiente. Respecto a los aspectos formales, todos los libros y documentos contables deben ser llevados, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpelaciones, tachaduras ni raspaduras, ni abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso.


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Actualización: Junio 2008
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